Lai gan mūsdienu tehnoloģijas privātajā dzīvē praktiski ir novedušas pie epistolārā žanra un mēs praktiski esam pārtraucuši rakstīt vēstules draugiem, paziņām un radiem, biznesa korespondence joprojām ir aktuāla. Tas ir tāpēc, ka biznesa vēstule ir juridisks dokuments, tāpat kā citi pareizi noformēti un parakstīti līgumi. Tāpēc ikvienam, kurš kā daļa no dienesta pienākumiem strādā ar korespondenci, jāiemācās rakstīt vēstules.
Instrukcijas
1. solis
Ja mēs esam vienojušies, ka biznesa vēstule ir dokuments, tad tās noformējumam jāatbilst visiem standartiem un prasībām attiecībā uz dokumentiem. Tas ir rakstīts uz organizācijas veidlapas, uz standarta A4 formāta rakstāmpapīra lapas. Tradicionāli fonts ir Times New Roman vai Arial 12. izmērā. Kreisajā malā ir 3 cm, labajā pusē - 1,5 cm.
2. solis
Veidlapā jāiekļauj visa nepieciešamā informācija par organizāciju, kuru pārstāvat: nosaukums, juridiskā adrese, bankas rekvizīti un kontaktu faksi, tālruņi, e-pasta adrese.
3. solis
Kreisajā pusē norādiet burta tēmu, mēģiniet ievietot vienā īsā frāzē. Labajā pusē uzrakstiet, kam domāta vēstule - adresāta vārds, iniciāļi, viņa amats, organizācijas nosaukums un adrese. Sāciet visas biznesa vēstules ar adresi "Dārgais …", adresē noteikti ierakstiet adresāta vārdu un patronīmu.
4. solis
Pirms sākat rakstīt vēstuli, koncentrējieties un apsveriet, kādu domu, priekšlikumu vai informāciju vēlaties nodot savam respondentam. Jums jāsaprot tās garās, sajauktās un nesakarīgās vēstules, kuras neviens nevēlas lasīt.
5. solis
Lai pēc pirmajiem teikumiem jūsu vēstule netiktu nosūtīta uz atkritumu tvertni vai netiktu izlaista ar anulēšanu, prezentējiet tekstu loģiskā secībā, lai katrs nākamais teikums būtu turpinājums iepriekšējam un būtu piepildīts ar jaunu nozīmi. Šāda vēstule tiks lasīta ar interesi. Turklāt mēģiniet ievērot 1 tilpuma lapu. Tas norāda uz jūsu spēju īsi un skaidri izteikt savas domas, kas nekavējoties piesaista adresātu pie jums.
6. solis
Vēstules tekstā veltiet pirmo rindkopu jautājuma, uzdevuma īsam atspoguļojumam un norādiet iemeslu, kāpēc tas ir nepieciešams. Pēc tam izsakiet savas domas par šo jautājumu, sniedziet ieteikumus vai vienkārši nepieciešamo informāciju. Noslēgumā izdariet secinājumus un aprakstiet priekšlikuma pieņemšanas priekšrocības vai sniedziet īsu iepriekš izklāstītās informācijas analīzi.
7. solis
Parakstiet vēstuli, dodiet paraksta atšifrējumu, norādot amatu un kontakttālruņa numuru.
